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Referenzen & Use Cases

Automatisierung & KI-Lösungen für Finanzen & Controlling

Früher sehen, wo Marge verloren geht.

Preise ändern sich. Einkaufskosten steigen. Der Wettbewerb verschärft sich. Produktgruppen entwickeln sich unterschiedlich. Und oft wird erst im Nachhinein sichtbar, wo Rohertrag liegen bleibt.

Mit KI-gestützten Analysen und Automatisierung werden Preis-, Produkt- und Margendaten laufend ausgewertet. So sehen Geschäftsführung, Einkauf, Vertrieb und Controlling schneller, wo gehandelt werden sollte – bevor aus kleinen Abweichungen größere Verluste werden.

Meine Abläufe besprechen
Frank Tehsmann, Senior-ERP-Consultant Finance

„Umsatz allein sagt wenig darüber aus, ob ein Produkt wirklich positiv zum Ergebnis beiträgt. Entscheidend ist, wie Einkaufspreise, Verkaufspreise, Mengen und Rohertrag zusammenspielen.“

Frank Tehsmann,

Senior-ERP-Consultant Finance (Microsoft Dynamics 365 Business Central), Mitgründer der CompAn Labs

Die Herausforderung

Ihre Zahlen sind da.
Aber oft sprechen sie zu spät.

In vielen Unternehmen liegen die wichtigen Daten längst vor: im ERP-System, wie z. B. Microsoft Dynamics Business Central, in Excel-Tabellen, in Preislisten, in Wettbewerbsanalysen oder in BI-Auswertungen.

Trotzdem bleibt viel Arbeit manuell. Preise werden verglichen, Produktgruppen geprüft, Roherträge nachbereitet, Wettbewerberpreise gesammelt.

Bis klar wird, wo etwas kippt, ist oft schon Zeit vergangen.

Gerade im Handel, Großhandel und produzierenden Gewerbe kann das teuer werden. Ein Artikel verkauft sich gut, bringt aber immer weniger Ergebnis. Eine Produktgruppe verliert schleichend Marge. Ein Wettbewerber zieht preislich vorbei. Oder ein Verkaufspreis bleibt unverändert, obwohl Einkaufskosten längst gestiegen sind.

Zu spät sichtbar

Rohertragsverluste zeigen sich oft erst im Monatsreport, wenn sie bereits passiert sind.

Zu viel Handarbeit

Preise, Tabellen und Produktdaten müssen regelmäßig mit viel Aufwand zusammengesucht, verglichen und bewertet werden.

Zu wenig Verbindung

Einkauf, Vertrieb und Controlling arbeiten oft mit unterschiedlichen Blickwinkeln auf dieselben Daten.

Unternehmen mit vielen Produkten, beweglichen Preisen und hohem Margendruck.

Individuelle KI-Lösungen und Automatisierungen sind besonders interessant, wenn Ihr Unternehmen viele Artikel, Produktgruppen, Lieferanten oder Vertriebskanäle steuert – und Preisentscheidungen nicht nur schnell, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll treffen muss.

Geeignet für

Handel & Großhandel

Wenn Wettbewerberpreise, Einkaufskonditionen und Verkaufspreise regelmäßig beobachtet werden müssen.

Produzierendes Gewerbe

Wenn Stückkosten, Materialpreise, Produktgruppen und Deckungsbeiträge starken Einfluss auf das Ergebnis haben.

B2B-Vertrieb & E-Commerce

Wenn Preise in Vertrieb, Online-Shop oder Marktplätzen aktuell, nachvollziehbar und wettbewerbsfähig bleiben sollen.

Unternehmen mit ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central

Wenn vorhandene Daten nicht nur abgelegt, sondern aktiv für bessere Entscheidungen genutzt werden sollen.

Finanzdaten auswerten und Controlling-Prozesse mit KI automatisieren

Aus Daten werden klare Hinweise

Automatisierung im Controlling bedeutet nicht, dass noch ein Dashboard entsteht, das zusätzlich gepflegt werden muss. Der größere Nutzen entsteht, wenn vorhandene Daten so verbunden werden, dass daraus konkrete Handlungssignale werden.

  • Welche Artikel fallen im Rohertrag ab?
  • Welche Verkaufspreise passen nicht mehr zu den Einkaufspreisen?
  • Wo liegt der Marktpreis deutlich anders als der eigene Preis?
  • Welche Produktgruppe verdient mehr Aufmerksamkeit?

Genau solche Fragen können automatisiert vorbereitet werden. Die KI erkennt Muster, Abweichungen und Entwicklungen. Die Entscheidung bleibt bei den Menschen, die Einkauf, Vertrieb und Controlling verantworten.

Mögliche Automatisierungen

Was Ihr Controlling nicht mehr mühsam zusammensuchen muss.

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Rohertrag laufend im Blick behalten

Artikel, Produktgruppen, Kunden oder Vertriebskanäle können regelmäßig auf ihre Rohertragsentwicklung geprüft werden. So wird schneller sichtbar, wo sich die Marge verschlechtert.
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Preisempfehlungen vorbereiten

Verkaufspreise, Einkaufspreise, historische Daten und Wettbewerberpreise können zusammengeführt werden. Daraus entstehen Hinweise, welche Preise überprüft oder angepasst werden sollten.
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Wettbewerberpreise vergleichen

Statt Wettbewerberpreise manuell zu sammeln und in Tabellen zu übertragen, können relevante Marktinformationen automatisiert einbezogen und ausgewertet werden.
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Negative Deckungsbeitrags-Trends erkennen

Wenn Stückkosten, Verkaufspreise oder Mengen sich ungünstig entwickeln, werden Auffälligkeiten früher sichtbar – bevor sie im Ergebnis stärker durchschlagen.
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Sortimente wirtschaftlicher steuern

Produktgruppen lassen sich danach bewerten, wo Potenzial entsteht, wo Aufwand gebunden wird und welche Artikel stärker gesteuert werden sollten.
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Absatz- und Rohertragsprognosen nutzen

Historische Daten können helfen, Entwicklungen besser einzuschätzen und Entscheidungen für Einkauf, Vertrieb oder Sortimentsplanung vorzubereiten.
Meine Abläufe besprechen

Use Case | Product Services GmbH

Product Services GmbH: Von manuellen Übergaben zu automatisierten Order-to-Cash-Prozessen

Ausgangssituation

Die Product Services GmbH ist ein wachsendes Unternehmen mit steigenden Anforderungen an effiziente und skalierbare Geschäftsprozesse. Kundenbestellungen kamen über mehrere Eingangskanäle und mussten teilweise manuell ins ERP-System übertragen werden. Auch im Rechnungsausgang fehlten standardisierte EDI-Prozesse und eine zentrale automatisierte Übergabe an die Steuerkanzlei.

Ergebnis

CompAn Labs realisierte eine integrierte EDI-Lösung mit direkter Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central. Kundenbestellungen werden heute automatisiert empfangen, validiert und im ERP-System verarbeitet. Rechnungen werden strukturiert per EDI an Kunden übermittelt und zusätzlich automatisiert als PDF für die Steuerkanzlei bereitgestellt.

Fazit

Aus manuellen Zwischenschritten, uneinheitlichen Datenwegen und begrenzter Transparenz wurde ein skalierbarer Order-to-Cash-Prozess mit mehr Effizienz, besserer Datenqualität und durchgehendem Tracking.

Vollständigen Use Case ansehenAlle Use Cases
automatisierter Bestellungseingang per EDI
direkte Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central
weniger manuelle Übertragungen und Medienbrüche
standardisierter Rechnungsausgang an Kunden
automatisierte PDF-Bereitstellung für die Steuerkanzlei
integriertes Tracking für Bestellungen und Rechnungen
schnellere Fehlererkennung und bessere Prozesskontrolle
skalierbare Prozesslandschaft für weiteres Wachstum

Vorher vs. Nachher

Von rückblickender Auswertung zu früheren Handlungssignalen.

Wettbewerberpreise werden manuell recherchiert
Roherträge werden erst nachträglich geprüft
Excel-Tabellen müssen regelmäßig gepflegt werden
Einkauf, Vertrieb und Controlling arbeiten mit unterschiedlichen Datenständen
Kritische Entwicklungen fallen spät auf
Preisentscheidungen brauchen viel Abstimmung
relevante Datenquellen werden verbunden
Auffälligkeiten werden automatisch sichtbar
Preis- und Margenentwicklungen lassen sich früher bewerten
Teams arbeiten mit einer gemeinsamen Grundlage
Entscheidungen werden schneller vorbereitet
Controlling wird vom Nachbereiten zum Frühwarnsystem

Eine umfangreiche Lösung | Dashlake

Höchste Kontrolle über sensible Daten

Gerade bei Finanzen und Controlling geht es um sensible Informationen: Margen, Preise, Liquidität, Rechnungen, BWA, Kennzahlen und unternehmerische Entscheidungen. Deshalb sollte Automatisierung nicht über beliebige Drittanbieter-Tools, unklare Datenwege oder unnötig viele Schnittstellen laufen.

Mit Dashlake steht CompAn Labs eine eigene DSGVO-konforme Softwarelösung zur Verfügung, die bei Bedarf als geschützter Ort für Daten, Auswertungen und Automatisierungsprozesse eingesetzt werden kann. Die Plattform ist aus der Erfahrung entstanden, dass viele Unternehmen nicht zu wenig Software haben – sondern zu viele Systeme, Übergaben und Schnittstellen, die den Überblick erschweren.

Dashlake ist kein Pflichtbestandteil jeder Lösung. Wenn es für Ihren Ablauf sinnvoll ist, kann die Plattform helfen, Finanzdaten strukturierter zusammenzuführen, Auswertungen sicherer bereitzustellen und Prozesse mit hoher Datenkontrolle abzubilden – auf eigener Server-Infrastruktur und ohne unnötige Abhängigkeit von externen Cloud-Lösungen.

Mehr über Dashlake erfahren
Companlabs automation integration dashlake Apps de
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Warum CompAn Labs?

Automatisierung, die Ihre Finanzdaten schützt.

Verwendete Technologien:

Dashlake

Dashlake als Datenbasis für smarte Analysen und KI-Automatisierung

Mit Dashlake unterstützt CompAn Labs Unternehmen dabei, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen, zu strukturieren und für Analysen, Dashboards und KI-Anwendungen nutzbar zu machen. Gerade im Mittelstand liegen wichtige Informationen oft verteilt in ERP-Systemen, Excel-Dateien, Datenbanken oder Fachanwendungen. Dashlake kann dabei helfen, diese Daten zentraler verfügbar zu machen und als Grundlage für automatisierte Auswertungen und intelligente Geschäftsprozesse zu nutzen.

CompAn Labs setzt Dashlake ein, um datenbasierte Lösungen für Finance, Controlling, Marketing und Wissensmanagement zu entwickeln. So entstehen Anwendungen, die Informationen nicht nur anzeigen, sondern konkrete Entscheidungen vorbereiten – zum Beispiel bei Preisanalysen, Rohertragsoptimierung, Reporting, Marktbeobachtung oder interner Wissensbereitstellung.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Business Central Automatisierung für Finance, Controlling und Geschäftsprozesse

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist für viele mittelständische Unternehmen ein zentrales System für Finanzen, Einkauf, Verkauf, Lager, Projekte und operative Geschäftsprozesse. CompAn Labs hilft dabei, Daten aus Business Central gezielt für Automatisierung, Reporting und KI-gestützte Auswertungen nutzbar zu machen.

Durch die Anbindung an Business Central können wiederkehrende Prozesse im Finance- und Controlling-Bereich effizienter gestaltet werden. Dazu gehören zum Beispiel die Analyse von Verkaufsdaten, Einkaufspreisen, Margen, Deckungsbeiträgen, Produktgruppen oder Kundenentwicklungen. Auf dieser Grundlage entwickelt CompAn Labs smarte KI-Lösungen, die Unternehmen helfen, schneller zu erkennen, wo Rohertrag verloren geht, Preise angepasst werden sollten oder betriebswirtschaftliche Entscheidungen vorbereitet werden müssen.

Microsoft Power BI

Power BI Dashboards für transparente Daten, Reporting und KI-gestützte Entscheidungen

Microsoft Power BI ermöglicht es Unternehmen, Daten verständlich zu visualisieren und wichtige Kennzahlen in interaktiven Dashboards darzustellen. CompAn Labs unterstützt Unternehmen dabei, Power BI nicht nur als Reporting-Tool zu nutzen, sondern als Teil einer intelligenten Daten- und Automatisierungsstrategie.

Aus vorhandenen Datenquellen entstehen übersichtliche Dashboards, die Entwicklungen sichtbar machen, Zusammenhänge erklären und Entscheidungen erleichtern. Besonders im Bereich Finance, Controlling, Vertrieb und Marketing kann Power BI helfen, Kennzahlen wie Umsatz, Marge, Rohertrag, Kampagnenleistung, Produktperformance oder Kostenentwicklung besser zu überwachen. In Kombination mit KI-Automatisierung lassen sich aus Power BI-Auswertungen konkrete Handlungsempfehlungen, Warnsignale und automatisierte Prozesse ableiten.

Microsoft Power Automate

Power Automate für automatisierte Workflows und weniger manuelle Arbeit

Microsoft Power Automate hilft Unternehmen dabei, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Arbeitsschritte zu automatisieren. CompAn Labs entwickelt mit Power Automate intelligente Workflows, die bestehende Systeme, Datenquellen und Anwendungen miteinander verbinden.

Typische Einsatzbereiche sind automatische Benachrichtigungen, Freigabeprozesse, Datenübertragungen, Aufgabenverteilung, Dokumentenprozesse oder die Verbindung zwischen ERP, CRM, E-Mail, SharePoint, Power BI und weiteren Anwendungen. In Kombination mit KI können Workflows noch smarter werden: Informationen werden automatisch geprüft, zusammengefasst, bewertet oder an die richtigen Personen weitergeleitet.

So unterstützt CompAn Labs Unternehmen dabei, Zeit zu sparen, Fehlerquellen zu reduzieren und Prozesse im Arbeitsalltag spürbar zu entlasten.

Microsoft Azure

Microsoft Azure als sichere Cloud-Basis für KI, Datenanalyse und Automatisierung

Microsoft Azure bietet eine leistungsfähige Grundlage für moderne Datenplattformen, KI-Anwendungen und skalierbare Automatisierungslösungen. CompAn Labs nutzt Azure, um individuelle Lösungen für Unternehmen zu entwickeln, die Daten sicher verarbeiten, Systeme anbinden und intelligente Anwendungen betreiben möchten.

Über Azure lassen sich Daten speichern, analysieren, verarbeiten und mit KI-Modellen verbinden. Dadurch entstehen Lösungen für Business Intelligence, Prozessautomatisierung, Wissensmanagement, KI-Agenten und datenbasierte Unternehmenssteuerung. Besonders für mittelständische Unternehmen ist Azure interessant, weil bestehende Microsoft-Systeme, Sicherheitsanforderungen und individuelle Unternehmensprozesse miteinander verbunden werden können.

CompAn Labs hilft dabei, Azure nicht abstrakt als Cloud-Technologie zu betrachten, sondern als konkrete Basis für smarte Unternehmenslösungen mit messbarem Nutzen.

OpenAI

OpenAI für KI-Agenten, intelligente Assistenten und automatisierte Wissensarbeit

Mit OpenAI-Technologien entwickelt CompAn Labs KI-Lösungen, die Unternehmen bei Analyse, Textverarbeitung, Wissenssuche, Aufgabenautomatisierung und Entscheidungsunterstützung helfen. Dabei geht es nicht um allgemeine Chatbots, sondern um KI-Anwendungen, die mit konkreten Unternehmensdaten, Prozessen und Fachwissen verbunden werden.

OpenAI kann genutzt werden, um Dokumente zu analysieren, Informationen zusammenzufassen, Fragen zu beantworten, Inhalte vorzubereiten, Daten zu interpretieren oder interne Wissensprozesse zu beschleunigen. In Kombination mit bestehenden Systemen wie Business Central, Power BI, Azure oder Dashlake entstehen KI-Agenten, die Mitarbeitende im Alltag unterstützen und wiederkehrende Aufgaben schneller bearbeitbar machen.

CompAn Labs sorgt dafür, dass OpenAI nicht isoliert eingesetzt wird, sondern in sinnvolle, sichere und unternehmensnahe Prozesse eingebunden wird.

Management scaled
Bei Finanzen und Controlling geht es um sensible Informationen: Preise, Margen, Liquidität, Rechnungen, Kennzahlen und unternehmerische Entscheidungen. Deshalb darf Automatisierung in diesem Bereich nie wie eine Blackbox wirken.

Ihre Daten müssen geschützt, Zugriffe klar geregelt und Ergebnisse nachvollziehbar bleiben. Genau deshalb werden Datenschutz, DSGVO-Konformität, Rollenrechte und Datenkontrolle von Anfang an mitgedacht.

CompAn Labs verbindet Automatisierungs- und KI-Kompetenz mit Fachwissen aus Finanzen, Controlling und Unternehmenssteuerung. So entstehen Lösungen, die vorhandene Systeme einbeziehen, Finanzprozesse entlasten und gleichzeitig sicherstellen, dass die Kontrolle über sensible Daten im Unternehmen bleibt.

DSGVO-konforme Umsetzung

Datenschutz wird nicht nachträglich ergänzt, sondern von Beginn an berücksichtigt. Sensible Finanz-, Rechnungs- und Unternehmensdaten werden so verarbeitet, dass rechtliche Anforderungen und interne Sicherheitsstandards eingehalten werden.

Klare Rollen und Zugriffe

Nicht jede Person muss jede Zahl sehen. Rechte, Rollen und Freigaben werden sauber definiert, damit Informationen nur dort sichtbar sind, wo sie gebraucht werden.

Anbindung statt Insellösung

Bestehende ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, Power BI oder Excel-Quellen können einbezogen werden. Ziel ist keine unkontrollierte Datensammlung, sondern ein sicherer Zugriff auf vorhandene Informationen.

Nachvollziehbare Ergebnisse

Automatisierung unterstützt bei Auswertungen, Hinweisen und Empfehlungen. Die Logik bleibt verständlich, die Ergebnisse überprüfbar und die Entscheidung im Unternehmen.

Kundenerfahrungen

Was unsere Kunden sagen

„CompAn Labs hat uns im Großhandel bei mehreren Endkundenprojekten sehr kompetent unterstützt. Die Analysen auf Kosten- und Rohgewinnseite waren fundiert, praxisnah und haben wichtige Verbesserungen mit zweistelligen Ergebnissen ermöglicht.“
Kundenstimme
T. Müller
Partner ERA-Group
„Dank CompAn Labs konnten wir unseren Bestelleingang und Rechnungsausgang mit unseren Kunden effizient automatisieren. Zudem haben wir eine saubere Schnittstelle geschaffen, über die unsere Rechnungen unserer Steuerkanzlei gesammelt zur Verfügung gestellt werden.“
Kundenstimme
U. Kaltenbach
Geschäftsführerin, PS Product Services GmbH

Passend dazu aus unserem News-Bereich

Automatisierung der BWA

Eine betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt, wie leistungsfähig, rentabel und stabil ein Unternehmen wirklich ist. Doch wenn Daten manuell gesammelt, übertragen und ausgewertet werden, kostet das Zeit – und wichtige Erkenntnisse kommen oft zu spät.

Im Beitrag erfahren Sie, welche Kennzahlen in eine BWA gehören, wann sie besonders wichtig wird und wie Automatisierung und KI dabei helfen können, Finanzdaten schneller auszuwerten, Risiken früher zu erkennen und Entscheidungen besser vorzubereiten.

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Weitere Leistungen

Automatisierung hört nicht beim Controlling auf

Wenn Zahlen schneller sichtbar werden, entsteht mehr Klarheit in der Unternehmenssteuerung. Ähnliche Hebel gibt es auch in anderen Bereichen: dort, wo Marketing regelmäßig liegen bleibt oder Wissen im Alltag zu lange gesucht wird.

Entdecken Sie, wie CompAn Labs auch Marketingprozesse und Wissensmanagement so unterstützt, dass Arbeit leichter, schneller und besser nutzbar wird.

Marketing & Kommunikation

Sichtbarer werden, ohne selbst zu texten.

Content erstellen, Kanäle bespielen, SEO im Blick behalten – das frisst Kapazitäten. Automatisierung übernimmt die Routinearbeit: Texte vorbereiten, Kampagnen ausspielen, Ergebnisse auswerten. Behalten die Kontrolle, ohne alles selbst machen zu müssen. 

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Wissens­management

Wissen finden, statt ewig suchen.

Das Wissen ist da, aber niemand findet es. Dokumente in zwanzig Ordnern, Abläufe in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. KI-Lösungen machen Wissen zugänglich: Dokumentation, schneller Zugriff, klare Strukturen, weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen.

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Fragen & Antworten

Gute Fragen vor dem ersten Automati­sierungsschritt im Controlling

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Müssen unsere Daten schon perfekt vorbereitet sein?
Nein. Der erste Schritt ist zu prüfen, welche Daten vorhanden sind, wo sie liegen und welche Qualität sie haben. Oft beginnt der Nutzen genau damit, Datenquellen besser zu verbinden.
Ersetzt die Lösung unser bestehendes Reporting?
Nicht unbedingt. Bestehende Reports oder Dashboards können weiter genutzt und sinnvoll ergänzt werden. Ziel ist nicht mehr Reporting, sondern schneller erkennbare Handlungssignale.
Können Wettbewerberpreise automatisch einbezogen werden?
Wettbewerberpreise können grundsätzlich automatisiert einbezogen werden. Entscheidend sind die Qualität, Verfügbarkeit und Nutzbarkeit der Datenquellen. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die Nutzung rechtlich sauber und dauerhaft tragfähig ist.
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Für welche Unternehmen lohnt sich das besonders?
Für Unternehmen mit vielen Artikeln, komplexen Sortimenten, beweglichen Einkaufspreisen, Wettbewerbsdruck oder hohem manuellen Analyseaufwand.
Wie schnell wird der Nutzen sichtbar?
Erste Ergebnisse werden meist sehr schnell sichtbar – oft schon nach wenigen Wochen. Besonders gut funktioniert der Einstieg, wenn ein klarer Prozess ausgewählt wird: zum Beispiel eine wiederkehrende Auswertung, ein bestimmter Kennzahlenbereich oder ein konkreter Rechnungsworkflow.
Wer sollte intern beteiligt sein?
Meist Geschäftsführung, Controlling, Einkauf, Vertrieb und IT. So werden fachliche Anforderungen und technische Datenlage früh zusammengebracht.

Potential checken lassen

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